Digitalisierte Essensbestellung und -abrechnung in KiTas

Ab April in den städtischen KiTas: Eine digitalisierte Essensbestellung und Essensabrechnung vereinfacht das System

  • Digitales Aufladen, Kontrollieren, Bestellen, Zuschüsse abrechen oder Bestellungen stornieren: Die App oder Webanwendung bietet viele Möglichkeiten für die Essensbestellung in KiTas.
  • Fehlerquellen werden minimiert, Abläufe vereinfacht, Abrechnungen besser nachvollziehbar gemacht.
  • Die KiTa-Leitungen werden zukünftig deutlich entlastet durch das neue System.

19.1.2023: „Die überwiegende Zahl der Kinder bleibt zum Mittagessen in den KiTas“, weiß Beate Traeger, Abteilungsleiterin KiTas und Tagespflege im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule der Stadt Aachen. Stadtweit werden derzeit fast 3.700 Kinder in den städtischen Einrichtungen betreut. Je nach Größe der KiTa kommen da schnell 80 bis 100 Essensportionen zusammen – und hohe vierstellige Summen bei der Abrechnung. Bisher läuft die komplette Verwaltung der Bestellung und Bezahlung für das Mittagessen, aber auch für Snacks oder Getränke, über die Leitungen der Kindertageseinrichtungen, über Excellisten und treuhänderisch in bar. Dazu kommen noch die Abrechnung von Drittmitteln in Form von Bildungs- und Teilhabeleistungen (BuT) bei einigen Familien. Alles in allem kompliziert und unübersichtlich. Aber das ändert sich nun: Ab 1. April wird das komplette Verfahren digitalisiert. Abteilungsleiterin Traeger ist fest davon überzeugt, dass dies eine große Erleichterung für beide Seiten – Eltern und KiTa-Leitung – wird: „Denn das bisherige System bot auch immer viele Fehlerquellen und Diskussionsbedarf.“

App oder Web für die Essensbestellung

Digitale Abrechnungssysteme für KiTa-Verpflegung werden deutschlandweit bereits vielfach eingesetzt. Die Stadt Aachen hat sich für den erfahren Anbieter Kitafino entschieden. „Eltern stehen eine kostenlose App oder Webanwendung zur Verfügung. Auch telefonische Bestellungen oder per Fax bleiben weiter möglich, für alle Familien, die nicht internetaffin sind“, zeigt Janina Backhaus, Sachgebietsleitung „Verwaltung“ in der städtischen KiTa-Abteilung, die Möglichkeiten auf. So wird garantiert, dass alle Kinder an der KiTa-Verpflegung teilnehmen können. Damit wird den Eltern eine komfortable Lösung angeboten, bei der sie die Bestellungen und Zahlungen unterwegs oder am Laptop erledigen können. Sie verfügen über ein Guthabenkonto und können den Stand der Abrechnung und die Bestellung der Mittagessen jederzeit digital überprüfen. Über das Abrechnungsprogramm ist auch eine direkte Verrechnung der Bildungs- und Teilhabeleistungen (BuT) möglich, sodass der Aufwand in den KiTas erheblich reduziert wird.

So funktioniert es

  • Die Eltern registrieren sich einmalig auf kitafino.de, pflegen ihre Stammdaten ein und laden das Essensgeldkonto durch Überweisung auf. Anschließend können die Eltern das Essen bestellen – direkt beim jeweiligen Caterer der KiTa.
  • Bestellen ist einfach per Internet oder über die App für Smartphones möglich. Eltern, die kein Internet haben, können auch telefonisch oder per Fax bestellen.
  • Die Tage, an denen die Kinder ein Essen bekommen sollen, können tagesgenau festgelegt werden. Auch eine kurzfristige Stornierung – etwa am Abend vorher – bei Krankheit des KiTa-Kindes ist möglich.
  • Eine durchgängige Erreichbarkeit ist durch zwei Ansprechpersonen von Kitafino, eine zusätzlich Servicehotline, eine Service-Mailadresse und per Fax gewährleistet.
  • Seitens der Stadt Aachen gibt es Unterstützung durch das Servicecenter Call-Aachen, um Anrufe koordiniert entgegennehmen zu können.
  • Zusätzlich gibt es für KiTa-Leitungen eine konkrete Ansprechperson im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule.
  • Kitafino bietet einfache Erklärvideos und mehrsprachige Erklärtexte. Die Anwendung steht in Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch und in leichter Sprache zur Verfügung.

Eine Win-Win-Situation

  • Der Aufwand und die Pflege der Bestelldaten werden vereinfacht.
  • Die KiTa-Leitungen haben mehr Zeit, die in Betreuungs- und Bildungsarbeit, Erziehungspartnerschaft und Personalführung investiert werden kann.
  • Das Fehlerpotential bei der hohen Anzahl an Bezahlvorgängen wird minimiert.
  • Möglichen Konflikten mit den Eltern wird vorgebeugt.
  • Möglicher Korruption wird vorgebeugt.
  • Die Bezahlung wird pro Mittagessen und nicht mehr pauschal berechnet.

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Foto: aachenerkinder.de


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